La DSN ou Déclaration Sociale Nominative, est un système de transmission dématérialisée des données sociales. Cette évolution, regroupant l’ensemble des déclarations sociales effectuées par les sociétés, a été mise en place à partir de 2013, dans le but de simplifier leurs formalités administratives par une seule transmission mensuelle. De ce fait, les risques d’erreur sont réduits et la gestion des obligations sociales est facilitée.
Quels documents sont nécessaires à la préparation ?
Tout d’abord, vous devrez collecter les informations nécessaires. Pour cela, il faudra rassembler toutes les données relatives à vos employés :
- les données du salarié : Nom, prénom, date de naissance, numéro de sécurité sociale,
- les informations relatives à l’entreprise : Numéro SIRET, code NAF,
- Les données relatives à l’emploi du salarié : Type de contrat, date d’embauche, durée du travail, convention collective
- Les éléments de rémunération : Salaire, primes, avantages en nature, heures supplémentaires, indemnités
- les cotisations sociales : montant des cotisations dues par l’employeur et le salarié, répartition entre les différents organismes (URSSAF, caisses de retraite, caisses d’assurance maladie, etc.).
- les absences et les arrêts de travail : congés payés, congés maladie, maternité, paternité, etc
- les événements liés à la carrière du salarié : changement de contrat, suspension du contrat, fin de contrat
- les données liées à la prévoyance et à la mutuelle : régime de prévoyance, mutuelle obligatoire, taux de cotisation
Ces éléments sont indispensables pour déclarer, alors il faudra vous les procurer tous pour éviter de ne passer trop de temps sur votre déclaration DSN !
Quand transmettre sa DSN ?
Vous devrez transmettre votre DSN du mois, le 5 du mois suivant pour les entreprises dont l’effectif est de 50 salariés et plus et qui effectuent la paie au cours du même mois que la période de travail. Par exemple, pour le mois de mars 2023, la DSN doit être transmise le 5 avril 2023.
Pour les entreprises ayant 50 salariés et plus et étant en décalage de paie ou celles de moins de 50 salariés, l’employeur devra transmettre la DSN avant le 15 du mois civil suivant.
Notez que dans le cas où le délai imparti de transmission expirerait un jour férié ou non ouvré, il sera donc prorogé jusqu’au jour ouvrable suivant.
Déclarer la DSN : quelles étapes suivre ?
Effectuer une déclaration DSN (Déclaration Sociale Nominative) de manière efficace et correcte, c’est simple. Encore faut-il connaitre les étapes à suivre. Les voici :
- Collecter les informations, comme précisé dans le chapitre précédent.
- Disposer d’un logiciel de paie compatible qui prendra en charge la DSN. Néanmoins, avant de commencer, il faudra s’assurer de sa mise à jour des dernières normes et spécifications. Certains logiciels, comme ceux bénéficiant d’une technologie en Saas via le cloud seront à jour en temps réel.
- Vérifier les paramètres de votre logiciel afin qu’ils soient correctement configurés pour la DSN, ainsi que les informations telles que le code APE (Activité Principale de l’Entreprise), le code nature de l’établissement, les taux de cotisations sociales, …
- Générer la déclaration à partir de votre logiciel de paie, sans oublier d’inspecter méticuleusement les informations générées pour vous assurer de leur exactitude.
- Contrôler la déclaration afin de détecter les éventuelles erreurs ou incohérences, et les corriger si besoin.
- Soumettre la déclaration à l’administration.
- Archiver une copie pour disposer d’une trace des déclarations effectuées et répondre aux éventuels contrôles URSSAF.
Donc, suivez les conseils pour être en règle et bien déclarer votre DSN ! Et pour aller encore plus loin, vous pouvez aussi vous inscrire au webinar dédié au sujet le 11 juillet prochain à 9h30.
