Les congés payés font partie de l’héritage du front populaire et surtout des accords de Matignon de 1936, un droit pour tous les ‘travailleurs’ qui n’a même pas 100 ans ! A l’approche des beaux jours et surtout de la période estivale tant attendue, nombreux sont les salariés à penser aux longs weekends et vacances dépaysantes. Néanmoins, pour l’entreprise, toute une mécanique doit être en place pour contenter les collaborateurs ayant cotisés tout au long de l’année. Ainsi, comprendre et bien calculer la provision de congés payés semble essentiel. Focus sur ce point pour ne plus avoir de mauvaises surprises.
Les congés payés, comment sont-ils définis ?
Selon le code du travail Art L3141-3, les congés payés sont des droits acquis par tout salarié ou assimilé acquis dès le premier jour de travail. La période de référence la plus utilisée est du 1er juin au 31 mai. Ainsi, deux méthodes de calcul peuvent être appliquées pour définir l’indemnité de rémunération de la période de congés payés :
- Celle en fonction de la rémunération annuelle : 1/10 de la rémunération totale de la période de référence
- Celle en fonction du salaire perçu par le salarié (qui peut différer en cas d’augmentation en cours d’année.
Quoiqu’il en soit, on retiendra toujours la méthode la plus favorable au salarié.
Ainsi, à la clôture d’un exercice comptable, les congés acquis et non pris par le salarié seront une provision de congés payés dans la comptabilité de l’entreprise.
Comment calculer la provision de congés payés ?
Au moment de l’exercice comptable, chaque entreprise a l’obligation de provisionner dans les comptes les droits à congés payés et charges s’y afférant de ses salariés. Cette charge future aura donc un impact sur l’exercice suivant.
Ainsi, après avoir recensé le nombre de droits acquis à cette date, salarié par salarié, et non encore utilisés, pour définir le montant de la provision de congés payés, les entreprises devront adopter une des deux méthodes suivantes :
- La méthode du dixième : l’indemnité est égale à 10 % de la rémunération perçue par le salarié au cours de la période de référence, puis ajustée en fonction du nombre de jours acquis et pris,
- La méthode du maintien de salaire : fixer une indemnité égale au salaire que le salarié aurait perçu s’il n’était pas en congé.
Comme pour le calcul qui va définir l’indemnité de rémunération de la période de congés payés, la méthode la plus favorable au salarié devra être maintenue.
Quelle provision de congés payés en comptabilisation ?
A chaque clôture de l’exercice de l’entreprise, il faudra comptabiliser la provision des congés payés en enregistrant le montant de l’indemnité estimée ainsi que celui des charges fiscales et sociales s’y rapportant. Dans les traitements comptables :
- Le montant de l’indemnité de congés payés calculée paraitra au débit du compte 6412 « congés payés provisionnés » et au crédit du compte 4282 « dettes provisionnées pour congés à payer »,
- Le montant des charges sociales et fiscales estimées sera enregistré au débit des comptes 6452 « congés payés provisionnés » et 631/633 « Autres impôts et taxes », puis au crédit des comptes 4382 «Charges sociales sur congés à payer » et 4482 « charges fiscales sur congés à payer ».
Bon à savoir
Notez que plusieurs particularités sont à prendre en compte pour la provision des congés payés. Voici quelques cas souvent rencontrés :
- Fiscalement, la provision est déductible et cela, immédiatement,
- Il existe un régime dérogatoire pour les entreprises créées avant 1987,
- Un salarié du secteur du BTP cotise à la caisse des congés payés et acquiert des droits qui sont non soumis aux changements d’entreprises.
