En France, près d’un CDI sur cinq s’arrête dès la période d’essai (Source : Dares, Mouvements de main-d’œuvre, 2025). Dans le même temps, les délais et coûts de recrutement sont en hausse continue. Cette réalité illustre bien l’importance de ne pas négliger l’onboarding, autrement dit la phase d’intégration du nouveau collaborateur.
Et pourtant, c’est souvent là que le bât blesse, faute d’un processus d’onboarding vraiment pensé et réfléchi pour donner envie de rester !
Qu’est-ce qu’un bon processus d’onboarding en entreprise ? Comment le réussir en respectant quatre étapes simples, mais indispensables ? On vous dévoile aussi les bonnes pratiques à suivre pour prolonger les effets d’un onboarding RH structuré.
Qu’est-ce qu’un bon processus d’onboarding en entreprise ?
Qu’est-ce que l’onboarding RH ?
L’onboarding désigne l’ensemble des actions mises en place pour intégrer un nouveau collaborateur. Cela commence avant son arrivée (préparation du poste, communication interne) et se poursuit pendant plusieurs mois, le temps que la recrue prenne pleinement sa place dans l’équipe.
Les objectifs à atteindre
Un onboarding structuré poursuit trois finalités :
- Opérationnel : donner au salarié les moyens de travailler rapidement (outils, accès, informations pratiques).
- Managérial : clarifier les missions, les objectifs et le rôle dans l’équipe.
- Culturel : transmettre les valeurs, les codes et favoriser les liens sociaux.
Or, selon une enquête Ipsos x Workelo, 54 % des salariés déclarent que leur entreprise n’a pas mis en place de processus formalisé. Autrement dit, plus d’un collaborateur sur deux démarre sans repères clairs, avec un risque accru de départ dès la période d’essai.
Les 4 étapes incontournables pour réussir l’intégration en 2025
1. Préparer en amont
L’intégration débute avant le premier jour. En effet, une fois le profil du candidat validé, il faut :
- Finaliser les démarches administratives (contrat, DPAE, mutuelle),
- créer les accès numériques
- et préparer le poste de travail.
Cela évite à tous de perdre du temps et permet à la nouvelle recrue d’être moins stressée et plus rapidement opérationnelle.
En parallèle, pensez à bien informer l’équipe et à désigner un référent pour faciliter la prise de repères dès l’arrivée.
En 2024, l’Insee rappelle qu’un salarié du privé sur cinq est déjà en télétravail au moins deux jours par semaine. Anticiper l’arrivée ne se limite donc plus au bureau physique : il faut aussi penser au kit de travail à distance (accès VPN, outils collaboratifs, guide de bonnes pratiques en hybride, etc.).
2. Structurer la première journée
Le premier jour n’est pas qu’une formalité : c’est souvent là que se joue la première impression durable. Longtemps réduit à une visite des locaux et à un déjeuner d’équipe, ce moment a changé de dimension.
À mesure que les tensions de recrutement augmentent, les attentes des salariés sont plus fortes… ils veulent savoir où ils mettent les pieds. Pour les entreprises, cela suppose un accueil à deux niveaux :
- Logistique et relationnel : matériel prêt, interlocuteurs identifiés, rencontre avec le manager et l’équipe. Les aspects administratifs et logistiques comptent tout autant, qu’il s’agisse de badge, d’accès informatique, mais aussi d’informations claires sur les droits du salarié. Par exemple, la prise en charge des frais de transport sera à clarifier à ce moment-là.
- Culturel et sociétal : la première journée doit aussi poser les bases d’un contrat moral. Présenter les engagements RSE, la politique de diversité, ou encore les mesures de QVT n’est pas un “bonus”, mais une attente forte. Dans un contexte de concurrence accrue sur les talents, ce sont ces signaux qui permettent au salarié de se projeter.
💡 La bonne pratique qui fait la différence : certaines entreprises optent pour la remise d’un livret d’accueil, soit au format digital soit au format papier. Le format numérique présente l’avantage d’être accessible dès l’acceptation de l’offre. Il combine infos pratiques, actions en lien avec la culture d’entreprise, engagements RSE/QVCT et parfois vidéos ou modules e-learning. C’est le cas de l’entreprise française Orano qui remet un livret d’accueil digital qui centralise les procédures, documents et informations RH essentielles.
Attention toutefois à bien adapter le livret d’accueil selon le poste pourvu : un commercial aura besoin de repères marché, un développeur d’un guide technique, un profil technique d’un rappel des règles de sécurité, etc.
3. Installer des repères dès le premier mois
Les 30 premiers jours sont décisifs : c’est le moment où le collaborateur confronte ses attentes à la réalité du poste et de l’entreprise. Avec la généralisation du travail hybride et une exigence accrue de sens, cette phase d’intégration ne se limite plus à vérifier si la personne “fait l’affaire”. Elle doit démontrer que l’organisation tient ses promesses.
Un mauvais départ se traduit vite par du turnover précoce, du désengagement silencieux ou une perte de confiance difficile à rattraper.
À l’inverse, un suivi structuré avec par exemple des rendez-vous hebdomadaires avec le manager, des mini-formations ciblées ou encore un point RH à la fin du premier mois, installe un cadre rassurant, motive à se projeter davantage et donesterrester
4. Consolider sur trois mois
La période d’essai reste la zone critique, c’est pourquoi il faudra faire attention à chaque détail tout au long de la phase d’onboarding. C’est d’autant plus important qu’un recrutement raté peut coûter cher, tant d’un point de vue financier que organisationnel.
Pour sécuriser l’intégration, il est utile de prévoir :
- Des rendez-vous à 30, 60 et 90 jours avec le manager, pour ajuster missions et objectifs.
- Un suivi RH régulier, afin de détecter tôt les signaux de désengagement.
- Des ajustements ciblés où l’on questionnera la charge de travail, la nécessité de mettre en place une formation complémentaire ou encore une immersion sur le terrain.
💡 La bonne pratique qui fait la différence : proposer la rédaction d’un rapport d’étonnement. Ce document, désormais souvent digitalisé, invite le collaborateur à partager ses premières impressions et idées d’amélioration.
Chez Harmonie Mutuelle, chaque nouvel arrivant complète un rapport d’étonnement digitalisé dans les premières semaines. La démarche se fait via un formulaire en ligne qui recueille ses impressions sur l’accueil, les process et ses suggestions d’amélioration. Les RH et managers analysent ensuite ces retours pour ajuster rapidement les pratiques et lever les blocages ou difficultés identifiés dès l’onboarding.
Penser au-delà de l’onboarding : fidéliser et engager sur la durée
Relier onboarding et développement des compétences
Un onboarding efficace ne s’arrête pas à la remise d’outils ou à la présentation de l’équipe. Il prépare aussi le terrain pour les évolutions futures. Dès les premières semaines, afin de permettre à la nouvelle recrue de se projeter :
- proposez un parcours de développement des compétences,
- organisez du mentorat
- ou créez des temps d’échange métier.
C’est bien souvent cette perspective de progression qui conditionne la fidélisation des talents.
Étendre l’onboarding à l’expérience collaborateur
L’intégration doit refléter la réalité de la vie dans l’entreprise. Relier les premières semaines à la politique QVCT, aux engagements RSE et aux opportunités de mobilité interne donne de la cohérence.
Cela évite le décalage entre le discours d’accueil et le vécu quotidien, souvent source de désillusion.
Faire vivre la culture au-delà des 3 mois
La culture d’entreprise n’est pas figée : elle doit être nourrie dans la durée. Ateliers collaboratifs, moments de partage ou rencontres régulières avec les managers et les dirigeants permettent aux nouvelles recrues de rester connectées au projet collectif.
Certaines entreprises choisissent même un “onboarding continu”.
Chez Orange, cela passe par Welcom’App, une application qui accompagne les salariés bien après leur premier jour, avec des contenus interactifs, des feedbacks en temps réel ou encore des modules de formation.
D’autres organisations préfèrent s’appuyer sur un SIRH complet. De l’industrie au commerce en passant par le secteur médical, ce sont plus de 2000 entreprises qui font confiance à Nibelis.
Votre processus d’onboarding manque de clarté ? Nibelis vous propose un module d’onboarding qui vous permet de :
- automatiser les tâches en amont,
- répartir clairement les responsabilités entre RH, managers et équipes support,
- et d’intégrer directement les données dans la paie.
Conclusion
L’onboarding ne peut plus se limiter à un simple accueil logistique. C’est une démarche continue, qui doit donner envie de rester, de progresser et de contribuer. Préparer avant l’arrivée, structurer les premières semaines, sécuriser la période d’essai et prolonger l’accompagnement : chaque étape compte pour transformer une intégration en expérience engageante.
FAQ – Réussir l’onboarding de vos collaborateurs.
Qu’est-ce que le processus d’onboarding ?
C’est la phase d’intégration des nouvelles recrues. Elle commence avant le premier jour (démarches, matériel, communication) et se poursuit plusieurs mois pour aider le collaborateur à trouver ses repères, s’approprier sa mission et s’intégrer à la culture de l’entreprise.
Quelles sont les étapes clés de l’onboarding en entreprise ?
Un onboarding structuré passe par quatre temps forts :
- préparer en amont,
- organiser le premier jour,
- installer des repères dès le premier mois,
- consolider sur trois mois avec un suivi managérial et RH.
Comment réussir simplement un onboarding RH ?
Un onboarding réussi pourrait se résumer en trois démarches incontournables : donner rapidement les moyens de travailler, clarifier les attentes et créer du lien. Les outils digitaux peuvent aussi aider : Nibelis intègre un module d’onboarding qui centralise les démarches, simplifie le parcours et suit l’intégration dans la durée. Une façon efficace d’assurer cohérence, engagement et fidélisation.
