La note de frais est un document permettant à un salarié de se faire rembourser les frais professionnels engagés pour le compte de la société. Il peut s’agir de frais de repas, de frais de déplacement, de frais de logement, ou tout autre frais engagé dans l’intérêt de l’entreprise.
Néanmoins, les règles de remboursement doivent être cadrées et communiquées en interne pour éviter tout risque de débordements.
Pourquoi mettre en place une politique de remboursement de notes de frais ?
La mise en place d’un document officiel présente de nombreux avantages :
- Tout le monde bénéficie du même degré d’information et d’un document unique auquel se référer. Les RH évitent ainsi de répondre aux mêmes questions régulièrement. Quant aux salariés, ils ne courent plus après l’information. Tout le monde gagne du temps
- Chaque salarié maîtrise les montants à avancer et la procédure à suivre. Il limite ainsi les risques de non-remboursement.
- L’entreprise a une meilleure maitrise de son budget « notes de frais », et limite les risques de dépassement
- L’entreprise se conforme à la loi, notamment aux montants, taux et règles imposés par l’URSSAF
Quels éléments doivent figurer une politique de notes de frais ?
Plusieurs étapes seront nécessaires pour définir une politique de notes de frais. Tout d’abord, une étude interne devra être créée afin d’identifier et interroger les différents profils usagers, ainsi que leurs problématiques.
Puis, il faudra définir les différents éléments constitutifs d’une politique de notes de frais :
- les types de dépenses courantes (transport, hébergement, essence et péage, repas et restaurant..),
- leurs montants maximums, plafonds à appliquer,
- les dépenses exceptionnelles éventuelles,
- le mode de paiement (mise à disposition de cartes entreprise, liquide…),
- le délai maximum de soumission
- les processus de validation et de remboursement.
- les justificatifs à joindre pour chaque type de dépense,
Ainsi, avec tous ces éléments complétés, la politique de notes de frais contiendra les règles globales pour que chaque salarié puisse avancer des frais sans crainte d’un non-remboursement.
NB : Pour vous aider à mettre en place cette politique, nous avons créé un modèle téléchargeable que vous pourrez adapter à votre société.
Quels sont les pièges à éviter ?
La gestion des notes de frais nécessite une forte rigueur. Il n’est pas rare que certaines erreurs se glissent malgré tout et affectent lourdement la société. Ainsi, il sera nécessaire d’être vigilant sur les points suivants, à savoir :
- Conserver les justificatifs des notes de frais : disposer des justificatifs originaux ou au format dématérialisé certifié est une obligation, car lors d’un contrôle, en présence d’erreurs de note de frais, ou en l’absence de justificatif original, c’est l’entreprise ou l’employeur qui seront pénalisé.
- Respecter les règles et le barème de l’Urssaf : il faut avoir en tête que les frais considérés comme des frais professionnels ou d’entreprise, par l’URSSAF sont les suivants :
- Les frais de repas,
- Les frais de déplacement,
- Les dépenses professionnelles liées à l’activité de l’entreprise, comme les fournitures de bureau, les envois postaux, téléphones, télécopies, documentations (ouvrages professionnels, publications professionnelles), etc.
L’URSSAF définit un certain nombre de règles et de montants ou barèmes qu’il est impératif de respecter. En cas de non-respect, l’entreprise s’expose à un redressement fiscal.
- Bien gérer la TVA déductible : la plupart des dépenses concernant des notes de frais peuvent faire l’objet de la récupération de la TVA, mis à part les déplacements et le logement.
- Rédiger un document clair et communiquer dessus : la politique de note de frais doit être facilement accessible et compréhensible par tous. De plus, un tel document n’est utile que s’il est bien communiqué auprès des collaborateurs. Ainsi, pourquoi pas le délivrer dès l’arrivée du collaborateur, lors de son onboarding.
Aussi, pour éviter d’être confronté à des déconvenues, il est essentiel d’établir une politique de notes de frais claire avec des plafonds fixés pour chaque type de dépense. Communiquer clairement ces règles incitera vos collaborateurs à remplir leurs notes de frais sans erreur, et en conformité avec les règles et le barème de l’URSSAF. De plus, il ne faudra pas omettre de traiter au cas par cas les dépenses dépassant le plafond fixé, qui pour autant, devront rester exceptionnelles pour éviter les abus.
Une solution de gestion des notes de frais pour vous aider au quotidien.
Avoir une solution de gestion de notes de frais facilitera la saisie et le traitement de ces dernières par les usagers et les gestionnaires. En effet, cet outil de gestion de notes de frais simplifiera les processus en intégrant les différentes limites selon les dépenses et le poste occupé par les salariés. D’autre part, en mobilité et en choisissant une solution équipée de la technologie OCR, vos salariés ont transmis en ligne leurs dépenses en temps réel : la photo de votre justificatif attachée à votre dépense suffit ! De plus, les montants remboursés peuvent apparaître sur le bulletin de paie, facilitant ainsi leur intégration au sein de la comptabilité et de la DSN.
Enfin, ayez en tête que les frais sont les éléments les plus contrôlés par les administrations et font l‘objet des redressements les plus fréquents par l’URSSAF. Donc, avoir une politique de note de frais au sein de sa société semble être un élément de bonne marche pour son équilibre.
